Ettevõtja lähetuskulud – korralik dokumentatsioon

Veebisait

Paljude ettevõtjate jaoks on äritegevusega seotud reisid tüüpiline ja samal ajal äritegevuse asendamatu osa. Sageli võib probleemiks olla töölähetuse lahendamine ja selle korrektne dokumenteerimine. Loe artiklit ja saa teada, kuidas dokumenteerida ettevõtja lähetuse kulusid!

Ettevõtja lähetuskulud – põhiinfo

Töölähetuseks tuleks lugeda ettevõtjapoolset äritegevusega seotud ülesannete täitmist väljaspool ettevõtte asukohta. Sellise reisiga seotud kulud hõlmavad muuhulgas sõidukulud autoga, rongiga, bussiga või majutuskulud.

Ettevõtlusega tegelevate isikute tööreiside dieetide väärtuse dokumenteerimiseks (2013. aasta märtsist on dieedi väärtus öö kohta 30 zlotti) väljastatakse ettevõttesisene isikutunnistus. Selline dokument peaks sisaldama vähemalt:

  • reisija ees- ja perekonnanimi,
  • sihtlinna nimi,
  • tööreisil viibitud tundide ja päevade arv, st lahkumise ja tagasituleku kuupäev ja kellaaeg,
  • saastekvootide määr ja väärtus.

Dieedi arvutamise reeglid sõltuvad sellest, kas lähetus toimub riigis või välismaal.

Esimesel juhul, kui riigisisene reis ei kesta kauem kui üks päev ja ulatub:

  • vähem kui 8 tundi - toiduraha ei ole,
  • 8–12 tundi - makstakse pool toetusest,
  • üle 12 tunni – kehtib dieedi täismäär.

Olukorras, kus riigisisese lähetuse kestus ületab ühe päeva, on aga igal järgneval õigus saada täistööaja toetust. Mittetäieliku, kuid alanud päeva kohta:

  • kuni 8 tundi - makstakse pool toetusest,
  • rohkem kui 8 tundi - saate kogu dieedi.

Päevaraha suurus välisreisi korral sõltub riigist, kuhu inimene reisis. Nende arvutamisel kehtivad järgmised reeglid:

  • kogu päeva dieedil on õigus kogu summale,

  • mittetäieliku reisipäeva korral, mis kestis:

    • kuni 8 tundi - määratakse toetusest.

    • üle 8 kuni 12 tunni – toetusest antakse,

    • üle 12 tunni – täisväärtuslik dieet.

Ettevõtja lähetuskulud ja transpordivahendid

Juhul, kui ettevõtja sõidab töölähetusse põhivararegistrisse kandmata sõiduautoga, on tal kohustus pidada sõiduki läbisõiduregistrit.

Tähtis!

Sõidukite läbisõiduarvestust (üldnimetusega läbisõiduarvestust) peaksid pidama ettevõtjad, kes soovivad kuludesse kanda sõiduautode ettevõtluse otstarbel kasutamisega seotud kulud, mis ei ole põhivara. Ettevõtja võib tänu peetavale arvestusele kanda maksukuludena fikseeritud summa, mis kulub näiteks kütusele või oma ettevõtluse tarbeks tarbesõiduki osa väljavahetamisele.

Põhivararegistrisse kandmata sõiduauto, sealhulgas ettevõtlusega tegeleva isiku omandis oleva sõiduauto, maksumaksja ettevõtluse otstarbel kasutamise tõttu tehtud kulutused, mis on tehtud üksikisiku tulumaksuseaduses sätestatu kohaselt ei loeta mahaarvatavateks kuludeks - osaliselt, mis ületavad pädeva ministri eraldi määrustes sätestatud sõiduki tegeliku läbisõidu kilomeetrite arvu ja ühe kilomeetri määrade korrutamisest saadavat summat.

Tähtis!

Toidukulud reisi ajal ei ole maksukulud.

Teine juhtum on olukord, kus ettevõtja sõidab põhivaraks oleva (põhivararegistrisse kantud) autoga. Seejärel on kulud tegelikult kantud kulud, mis on dokumenteeritud tööandja ettevõttele väljastatud arvetega (mõnikord kviitungiga).

Olukorras, kus ettevõtjal on tekkinud ühistranspordi kasutamisega seotud kulutusi, tuleks need dokumenteerida piletite/arvete/arvetega. Siinkohal tuleb rõhutada, et pileteid saab mõnikord käsitleda samaväärselt arvetega (maksumaksjal on õigus käibemaks maha arvata).

Tähtis!

Vastavalt rahandusministri 3. detsembri 2013. aasta määrusele arvete väljastamise kohta (lõige 3 punkt 4) tuleb arvet käsitleda vähemalt 50 km pikkuse teekonnana, mis on dokumenteeritud vormil maksumaksjate väljastatud ühekordne pilet, kellel on õigus saada reisijateveo teenuseid: standardrööpmega raudteed, autopark, merelaevad, sise- ja rannikualade navigatsioonivahendid, parvlaevad, lennukid ja helikopterid, peab sisaldama:

  • väljastamise number ja kuupäev,
  • maksumaksja ees- ja perekonnanimi või nimi,
  • number, mille järgi maksumaksja maksustamise eesmärgil identifitseeritakse,
  • teave, mis võimaldab tuvastada teenuse tüüpi,
  • maksusumma,
  • võlgnetava summa kogusumma (...).

Reisi ja majutuse puhul ei ole ettevõtjal õigust ühekordsele summale, see eelis kehtib ainult töötajatele. Oluline on see, et maksumaksja peaks need tasuma nende kulude summas, mis tulenevad nende tekkimist dokumenteerivatest tõenditest.

Kui rääkida taksosõitudest, siis jääb üle vaid kulud kajastada kviitungi vormis. Selleks, et seda tüüpi kulu oleks võimalik maksukulude hulka arvata, on vajalik arve või arve olemasolu.

Kui raamatupidamiskviitungil toodud summad on märgitud välisvaluutas, siis vastavalt seadusele tuleks konverteerida zlottideks vastavalt Poola keskpanga poolt kulude tekkimise päevale eelnenud viimasel tööpäeval teatatud keskmisele vahetuskursile. Dokumendil olevaks kuupäevaks loetakse kulu tekkimise päeva.

Ümberarvestusreeglid kehtivad ka välismaiste dieetide puhul. Asjakohane vahetuskurss on sel juhul Poola keskpanga keskmine vahetuskurss, mis on avaldatud kulu tekkimise päevale eelneval viimasel tööpäeval (välislähetuse arvelduspäev = kulu tekkimise päev).

Ettevõtja lähetuse kulud kajastatakse tulude ja kulude maksuraamatu kannete kaudu veerus 13 (muud kulud) vastava sisedokumendi alusel (nn lähetuse arveldus). Arveldusele tuleks lisada vastavad üksikuid kulutusi kinnitavad dokumendid.