Ettevõtte dokumentide säilitamine – kui kaua?

Teenistusmaksu

Ettevõtte dokumentatsiooni hoidmine on ettevõtja üks paljudest kohustustest. Tasub teada, millise aja jooksul üksikuid tõendite gruppe alles hoida, et mitte võtta ruumi juba aegunud paberitega või - teisalt - mitte hävitada midagi, mida võib veel vaja minna. Vaatame üle, kuidas ettevõtte dokumente säilitada.

Maksuraamatute ja raamatupidamisdokumentide säilitamine

Vastavalt Art. Maksumääruse 86 § 1 kohaselt peavad maksuraamatupidamise kohustusega maksumaksjad raamatuid ja nendega seotud dokumente säilitama kuni maksukohustuse aegumise tähtaja möödumiseni, kui maksuseadused ei sätesta teisiti.

Määruses viidatud dokumendiliigid hõlmavad eelkõige tulude ja kulude arvestust (mida peavad üldpõhimõttel ja kindla maksumääraga maksustatavad üksused) ja tulude arvestust (mida säilitavad kindla maksumääraga maksustatud üksused). registreeritud tulud). Lisaks hõlmab ettevõtte raamatupidamisega seotud ettevõtte dokumentide säilitamine:

  • käibemaksukohustuslaste registrid,
  • raamatupidamiskviitungid, nagu näiteks müügi- ja ostuarved, sisekviitungid, parandusarved, parandusdokumendid, raamatupidamisarved,
  • põhivara arvestus,
  • sõiduki läbisõidu arvestus (läbisõit),
  • inventuuridokumendid (füüsiline inventuur) jne.

Vastavalt Art. Maksumääruse 70 § 1 kohaselt aegub maksukohustus 5 aasta möödumisel, arvates selle kalendriaasta lõpust, mil maksu tasumise tähtaeg möödus.

Tänu maksukohustuste aegumistähtaja ühtlustamisele ei sõltu ettevõtte dokumentide säilitamine mh. alates üksikutest väljastamise kuupäevadest, vaid liidetakse üksikuteks maksuaastateks.

Iga-aastase maksudeklaratsiooni puhul, kuna need esitatakse ja arveldatakse järgmisel maksuaastal, tuleks neid säilitada 5 aastat alates esitamise aasta lõpust.

Näide 1.

Maksumaksja lõpetas 2020. aasta eelarveaasta ja esitab selle aasta maksudeklaratsiooni 2021. aasta aprillis. 2020. aastaga seotud maksudokumente tuleks säilitada 2026. aasta lõpuni.

ZUS-iga seotud ettevõtte dokumentide säilitamine

Teise grupi säilitamise seisukohalt olulised ettevõtte dokumendid on Sotsiaalkindlustusameti avaldus- ja arveldusdokumendid. Sel juhul on see küsimus reguleeritud artiklis. 47 lõige. Sotsiaalkindlustussüsteemi seaduse § 3c. Vastavalt selle sisule on sissemakse maksja kohustatud säilitama arveldusdeklaratsioonide ja isiklike kuuaruannete, samuti neid dokumente parandavate dokumentide koopiaid 5 aastat nende kirjaliku või elektroonilise dokumendi vormis esitamise päevast arvates. See tähtaeg kehtib alates 1. jaanuarist 2012 esitatud ZUS-i dokumentidele. 31. detsembriks 2011 esitatud ZUS-deklaratsioonide puhul on dokumentide varasem säilitusaeg 10 aastat.

Alustage tasuta 30-päevast prooviperioodi ilma piiranguteta!

Ettevõtte personaliga seotud dokumentide säilitamine

Personalidokumentatsiooni säilitamise kohustus tuleneb Art. Tööseadustiku 94 punkt 9a. Selle sisu järgi on tööandja kohustatud säilitama töösuhtega seotud dokumente (nt isiklikud palgalehed, töötunnid, riiete ja jalatsite eraldamise arvestuskaardid) ja töötajate isikutoimikuid tingimustes, mis ei ohusta kahjustumist või hävimist.

Vastavalt Art. 125a lõige. Sotsiaalkindlustusfondist vanadus- ja töövõimetuspensioni seaduse § 4 kohaselt on sissemakse tegija kohustatud säilitama palgalehte, palgakaarte või muid tõendeid, mille alusel on vanadus- või töövõimetuspensioni arvestamise aluseks. kindlaksmääratud perioodiks 50 aastat alates päevast, mil kindlustatud isik konkreetse maksja jaoks töö lõpetab.

Seevastu isikutoimikute säilitamise aega käsitleb Art. Rahvusarhiiviressursside ja -arhiivide seaduse artikkel 51u. Selle sõnastuse järgi on see tähtaeg 50 aastat, nagu ka muude töötajate dokumentide puhul.

Alates 2019. aastast on sissemakse tegija kohustatud säilitama palgalehti, palgakaarte või muid vanadus- või töövõimetuspensioni arvutamise aluse määramise aluseks olevaid tõendeid 50 või 10 aasta jooksul alates 2019. aastast. kindlustatud isiku töö lõpetamine antud maksjaga. Sama tähtaeg tuleks säilitada ka töötaja isiklike toimikute säilitamiseks.
Isikutoimikute 10-aastane säilitamise periood hõlmab pärast 1. jaanuari 2019 tööle võetud töötajaid. Ajavahemikus 1. jaanuar 1999 kuni 31. detsember 2018 tööle võetud töötajate puhul jääb aga tööandjal endal valida, milline on töötajate toimikute säilitamise aeg. Kui tööandja valib 10-aastase säilitusperioodi, peab ta saatma ZUS-ile teabearuande. Seejärel saab endine töötaja teavet oma isiklike toimikute hoiutähtaja lühenemise ja nende kogumise võimaluse kohta, samuti teavet oma kontojäägi kohta.