Arvete säilitamine – mida peaksite teadma?

Teenus

Ettevõtlust alustades otsustab ettevõtja ise, kuidas arveid säilitatakse. Siiski on oluline, et selle säilitamise viis vastaks õigusnormidega kehtestatud nõuetele.

Arvete säilitamine - kohustus

Maksumaksjad on kohustatud hoidma muu hulgas:

  • nende enda või nende nimel väljastatud arved, sealhulgas arved, mis on nende arvete duplikaadid,

  • saadud arveid, sealhulgas arveid, mis on nende arvete duplikaadid.

Arveid tuleks säilitada arveldusperioodideks jaotatuna viisil, mis tagab nende lihtsa kättesaamise.

Säilitusmeetodid

Traditsiooniline lahendus äritehingutes on arvete säilitamine paberkandjal. Eeskirjad näevad aga ette ka muid säilitusviise. Vastavalt kehtivale regulatsioonile saab raamatupidamisdokumente säilitada ka elektroonilisel kujul, nt CD-del.

Elektrooniline arvete säilitamine

Arvete elektroonilise säilitamise otsustamisel peaks maksumaksja olema tuttav selliste mõistetega nagu:

  • arve päritolu autentsus – kauba tarnija, teenuse osutaja või arve väljastaja isiku kindlus,

  • sisu terviklikkus – tähendab, et arvel ei ole muudetud andmeid, mida see peaks sisaldama.

Eespool viidatud arve funktsioone saab tagada mis tahes ärikontrolliga (arve väljastaja andmete õigsuse kontrollimine), mis loob usaldusväärse kontrolljälje arve ja kauba tarnimise või teenuse osutamise vahel.

Lisaks on arvete elektroonilises versioonis säilitamisel oluline, et failid oleksid kaitstud viisil, mis välistab arve sisu muutmise.

Maksumaksja kohustused

Maksumaksja on kohustatud võimaldama maksuhaldurile või maksujärelevalve asutusele nõudmisel vastavalt eraldi määrustele viivitamatu juurdepääsu arvetele ning arvete elektroonilisel kujul säilitamisel ka nendes sisalduvate andmete kohese kogumise ja töötlemise.

Alustage tasuta 30-päevast prooviperioodi ilma piiranguteta!

Arvete hoidmine – koht

Käibemaksuseadusest tulenevalt on riigis tegutsevad maksumaksjad kohustatud säilitama arveid riigis. Elektrooniliselt säilitatavad dokumendid on erand sellest reeglist. Sel juhul on võimalik arveid säilitada väljaspool riiki. Arveid tuleks siiski säilitada nii, et maksuhalduril või maksukontrolli asutusel oleks neile arvetele Internetis juurdepääs.

Arvete säilitamine - tähtajad

Arvete, arvete parandamise ja nende dokumentide duplikaatide säilitamise kohustus lasub maksumaksjal kuni maksukohustuse lõppemiseni. Maksukohustus aegub 5 aasta möödumisel, arvates selle kalendriaasta lõpust, mil maksu tasumise tähtaeg möödus.